26.10.2021 tarih ve 31640 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe girmiş olan "7339 sayılı Kooperatifler Kanunu İle Bazı Konulanlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun" hükümleri kapsamında 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu'nun 24 üncü maddesine eklenen hüküm ile Ek 5 inci maddeyle getirilen yeni uygulamalar çerçevesinde; Ticaret Bakanlığı'nın denetim ve gözetimi altında bulunan ve tüm kooperatif ve üst kuruluşlarının kooperatifçilik hizmetlerine elektronik ortamda eriştiği, merkezi veri tabanında yönetildiği Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS)'in kurulacağı öngörülmüş olup bu kapsamda kurulan KOOPBİS'in kullanımına yönelik yetki ve sorumlulukların belirlendiği "Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS) Yönetmeliği" 14/01/2022 tarih ve 31719 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

Ticaret Bakanlığı tarafından tüm kooperatiflerin, kooperatifçilik hizmetlerine elektronik ortamda eriştiği ve merkezi veri tabanının yönetildiği KOOPBİS kurulmuştur. Denetim, istatistik üretme, hizmetlerde otomasyonu arttırma, ülke kooperatifçiliğinin geliştirilmesi ve kooperatif ortaklarının haklarının korunması amacıyla kurulan KOOPBİS’te, kooperatiflerin ticaret sicili kayıtları, finansal tabloları, gayrimenkul durumları, yönetim kurulu ve denetçi raporları, genel kurul toplantı evrakı ve ortakların bilgileri kayıt altına alınır.

Kooperatife ve ortaklarına ilişkin bilgi, belge ve evrakın KOOPBİS’e tam ve zamanında işlenmesi ile bunların güncelliğinin sağlanmasından kooperatif yönetim kurulu üyeleri sorumludur.

KOOPBİS yetkilisi

1. Kooperatif yönetim kurulu üyelerinin her biri KOOPBİS üzerinde işlem gerçekleştirmeye yetkilidir.
2. Kooperatif yönetim kurulu üyelerine ek olarak, kooperatif ortağı olma şartı aranmaksızın, KOOPBİS işlemlerini yürütecek bir KOOPBİS yetkilisi atanabilir. KOOPBİS yetkilisi atanmış olması yönetim kurulu üyelerinin hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
3. KOOPBİS yetkilisinin belirlendiği yönetim kurulu kararının fiziki veya dijital bir nüshası ile yetkilendirilen kişinin TCKN’si ve iletişim bilgileri İl Müdürlüğüne iletilerek yetki tanımlama talebi gerçekleştirilir. Bu süreç KOOPBİS yetkilisinin değişikliği ve iptalinde de uygulanır.
4. İkinci fıkra uyarınca atanan KOOPBİS yetkilisi, yönetim kurulu üyelerinin sadece bu Yönetmelik kapsamında gerçekleştirebilecekleri işlemleri KOOPBİS üzerinde yapmaya yetkilidir.

KOOPBİS yetkilisinin görev ve sorumlulukları

a) Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde KOOPBİS’e kaydetmek,

b) Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’te ilgili alanlara en geç on beş gün içinde işlemek,

c) Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak,

ç) (Değişik: 28/02/2023 – 32118 sayılı R.G) Tarım satış kooperatiflerinde genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listenin KOOPBİS’te üretilebilmesi için genel kurul toplantı tarihinden en az yirmi gün önce rekolte beyanı, ürün teslimi ve sermaye borcuna ilişkin verilerin girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasını sağlamak,

d) (Değişik: 28/02/2023 – 32118 sayılı R.G) Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini ve idari mali durumuna ilişkin güncel bilgilerini genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e işlemek,

e) (Değişik: 28/02/2023 – 32118 sayılı R.G) Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazirun listesi belgelerini, toplantıyı takip eden on beş iş günü içerisinde KOOPBİS’e yüklemek,

f) Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç on beş gün içinde İl Müdürlüğüne bildirmek,

g) (Değişik: 28/02/2023 – 32118 sayılı R.G) KOOPBİS’ten ve Bakanlığın internet sayfasından erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, kooperatifin merkezinde ve genel kurul toplantısının icra edileceği yerde herkesin görebileceği şekilde bulundurmak,

ğ) (Değişik: 28/02/2023 – 32118 sayılı R.G) KOOPBİS’te yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak, ile görevli ve sorumludur.

KOOPBİS'in kullanımına yönelik olarak yapılması zorunlu olan bazı hususlarda Yapı Kooperatifleri Yönetim Kurulu Üyelerini bilgilendirme ihtiyacı hâsıl olmuştur.

28/02/2023 – 32118 sayılı Resmi Gazetenin 5.Maddesinde "Yönetim kurulu üyelerinin; kooperatifin ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, gayrimenkul durumlarını, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini KOOPBİS'in kurulmasını müteakip bir yıl içinde KOOPBİS'e aktarmaları gerekmektedir. Bu süre Bakanlıkça altı aya kadar uzatılabilir. Bu süre içerisinde aktarımı gerçekleşmeyen her bir kalem için ayrı ayrı olmak üzere yönetim kurulu üyelerinin her biri bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır."

1163 sayılı Kanunun 24 üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca ortakların tetkikine amade tutulması gereken yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir-gider farkı hesapları ve denetçilerin 66 ncı ve 69 uncu madde hükümlerine uygun olarak tanzim edecekleri raporların genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce, KOOPBİS'e işlenmiş olması yükümlülüğünün yerine getirilmemesi halinde Kanunun Ek-2'nci maddesinin birinci fıkrasının (1) numaralı bendi uyarınca yönetim kurulu üyelerinin üç aydan iki yıla kadar hapis ve elli günden beşyüz güne kadar adlî para cezası ile cezalandırılacaktır.

Koopbis’e Nasıl Giriş Yapılır?

KOOPBİS’e erişim, e-Devlet Kapısı (www.turkiye.gov.tr)  üzerinde TC Kimlik ve e-devlet şifresi ile girdikten sonra Ticaret Bakanlığının Kooperatif Bilgi Sistemi Uygulamasından (https://www.turkiye.gov.tr/gtb-kooperatif-bilgi-sistemi) veya TC kimlik doğrulama yöntemleriyle, koopbis.ticaret.gov.tr adresinden KOOPBİS'e giriş gerçekleştirilebilir.

 

Koopbis’e Ortak Bilgileri Nasıl Girilir? (ZORUNLU İŞLEM)

Kooperatif ortak verilerinin girişi, KOOPBİS’teki kooperatif menüsü açıldıktan sonra, kooperatifin “ortaklar” sekmesinden gerçek kişi ortak ekle veya tüzel kişi ortak ekle butonuna tıklanarak ulaşılan sayfadaki ekranlar üzerinden belirlenen veri giriş alanları elle doldurulur ve kayıt işlemleri tamamlanır. (Ortak ekleme-Güncelleme İşlemleri Yardım Sayfası)

Kooperatif Genel Kurulu Öncesinde Koopbis’e yüklenmesi gereken Raporlar ( İdari ve Mali Durum) Nasıl Girilir ? (ZORUNLU İŞLEM)

Genel Kurul toplantsıından en az 15 gün önce 1163 sayılı Kanunun 24 üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca ortakların tetkikine amade tutulması gereken Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, Bilanço, Gelir-Gider farkı hesapları ve Denetçilerin Kanunun 66 ncı ve 69 uncu madde hükümlerine uygun olarak tanzim edecekleri Denetim Kurulu Raporu veya Dış Denetçi Raporu; Öncelikle İlgili Kooperatifin bilgilerinin bulunduğu sayfaya ulaşıktan sonra idari/mali durum sekmesi kullanılarak açılan sayfadaki Hesap Döneni ve Finansal bilgi Ekle butonu tıklanarak toplantı öncesi yüklenmesi gereken Raporlar pdf formatında yüklenir. (Toplantıdan önce idari/mali durum bilgileri girmek için yardım sayfası)

Kooperatif Genel kurul toplantısı sonrasında Koopbis’e Yüklenmesi Gereken Belgeler Nasıl Girilir? (ZORUNLU İŞLEM)

Kooperatifin genel kurul toplantısı sonrası; Toplantıya ilişkin toplantı tutanağı, imzalı hazirun cetveli ve genel durum bilgi formu, toplantıyı takip eden on beş iş günü içerisinde KOOPBİS yetkilisi tarafından KOOPBİS’e genel kurul sekmesi açıldıktan sonra belgeler pdf, docx, exls formatında yüklenir. (Toplantıdan sonra genel kurul butonu ile belgeleri yükleme yardım sayfası)